Pipedrive implementeren in zes stappen

De meeste implementaties beginnen in het systeem. Iemand maakt een pipeline, importeert een bestand en nodigt collega's uit. Twee weken later blijkt de fasering niet te kloppen. Dan moet alles opnieuw.

Werk daarom van buiten naar binnen. Eerst het proces, dan de data, dan het systeem. Zo verspil je geen tijd aan klikwerk dat je weer weggooit.

Stappen

6

Typische doorlooptijd

3 tot 12 weken

Interne inzet

4 tot 8 uur per week

Stap 1. Scope en verkoopproces vastleggen

Teken je verkoopproces op één A4. Welke fasen zijn er? Wat moet waar zijn om door te gaan? Wie is eigenaar? Beperk je tot maximaal zeven fasen.

Spreek per fase een exitcriterium af. Bijvoorbeeld: een deal gaat pas naar Offerte als het budget bekend is. Zonder dat criterium blijft je pipeline een wensenlijst.

Klaar als: proces, fasen en criteria staan op papier en zijn goedgekeurd. Duur: drie tot acht werkdagen.

Stap 2. Datamodel en dataschouw

Bepaal welke gegevens je vastlegt op persoon, organisatie en deal. Schrap elk veld dat niemand gebruikt in een rapportage of een filter. Meestal blijft de helft over.

Doe daarna een schouw van je huidige data. Tel dubbele bedrijven. Kijk hoeveel contacten geen e-mailadres hebben. Dat getal bepaalt je migratiebudget.

Klaar als: veldenlijst en datakwaliteitsrapport zijn af. Duur: twee tot vijf werkdagen.

Stap 3. Basisinrichting in Pipedrive

Nu pas ga je bouwen. Pipelines, fasen, velden, gebruikers, teams en rechten. Zet ook meteen je standaard filters en weergaven klaar, want die bepalen het dagelijkse gebruik.

Richt rechten in op rol, niet op persoon. Bij personeelswissels scheelt dat later uren uitzoekwerk.

Klaar als: een testgebruiker een deal volledig door de pipeline kan duwen. Duur: drie tot zeven werkdagen.

Stap 4. Migratie en koppelingen

Migreer eerst een proefset van honderd records. Controleer koppelingen tussen personen, organisaties en deals. Pas na akkoord doe je de volledige set.

Koppel daarna je website, mailbox en facturatie. Test elke koppeling met een echte inzending, niet met een voorbeeldbestand.

Klaar als: steekproef van twintig records klopt op elk veld. Duur: één tot drie weken.

Stap 5. Automatiseren en rapporteren

Bouw alleen automatiseringen die tijd besparen of fouten voorkomen. Begin met taken bij faseovergang en herinneringen op stille deals. Meer over die keuzes lees je bij automatiseringen.

Zet daarna drie dashboards klaar. Eén voor de verkoper, één voor de manager en één voor de directie. Meer dashboards leidt tot minder gebruik.

Klaar als: de weekcijfers uit Pipedrive komen, niet uit een spreadsheet. Duur: drie tot acht werkdagen.

Stap 6. Training, livegang en overdracht

Train in kleine groepen op echte deals. Een algemene demo blijft niet hangen. Laat elke verkoper tijdens de training zijn eigen deal aanmaken en bijwerken.

Leg daarna de inrichting vast in een beheerdocument. Velden, automatiseringen, koppelingen en wachtwoordbeheer. Zonder dat document ben je afhankelijk van één persoon.

Klaar als: je beheerder zelf een veld en een automatisering kan aanpassen. Duur: twee tot vijf werkdagen.

Wat je na negentig dagen meet

• Percentage deals met een geplande vervolgactie. Streef naar boven de 85 procent.
• Aantal deals dat langer dan dertig dagen in dezelfde fase staat.
• Aantal handmatige invoeracties per verkoper per week.

Deze cijfers vertellen of je implementatie is geslaagd. Omzet is een te trage graadmeter. Lees ook de zeven fouten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duren de zes stappen samen?

Bij een eenvoudige setup drie tot vijf weken. Met een migratie en meerdere koppelingen loopt dat op naar acht tot twaalf weken.

Kan ik stappen overslaan?

Stap 1 en stap 2 nooit. Zonder proces en datamodel bouw je op zand. Training kun je verkleinen, maar niet schrappen.