Dataschoonmaak en ontdubbelen

Elke verkoper kent het moment: je zoekt een klant en vindt hem drie keer, met drie verschillende telefoonnummers. Vanaf dat moment daalt het vertrouwen, en met het vertrouwen de invoerdiscipline. Zo versterkt vervuiling zichzelf. De weg terug is minder werk dan je denkt, als je hem systematisch aanpakt.

Volgorde

eerst organisaties, dan personen, dan deals

Samenvoegen

definitief, dus altijd eerst exporteren

Ritme

wekelijks signalen, maandelijks filters

Waarom schone data ertoe doet

De schade van dubbelen is concreet. Twee verkopers benaderen dezelfde klant zonder het te weten. De mailhistorie hangt half aan het ene record, half aan het andere, dus niemand ziet het hele gesprek. Rapportages tellen organisaties dubbel en mailings komen twee keer aan, wat naast slordig ook een AVG-risico is.

En er is de rekenkant: elke automatisering en koppeling wordt onbetrouwbaar op een vervuild bestand. Een facturatiekoppeling die de verkeerde van twee dubbele organisaties bijwerkt, maakt van een datafout een boekhoudfout. Schone data is daarom geen schoonheidsideaal maar de fundering onder je rapportages en koppelingen.

Waar vervuiling vandaan komt

Dubbelen ontstaan op vier plekken. Imports zijn de grootste bron: een beurslijst of een oud bestand dat zonder ontdubbeling naar binnen is geschoven, zoals we beschrijven bij migreren vanuit Excel. De tweede bron is handmatige invoer: een collega zoekt op "Jansen BV", vindt niets omdat het record "Jansen B.V." heet, en maakt een nieuw record aan.

De derde bron zijn koppelingen: een webformulier of mailtool die records aanmaakt zonder eerst te matchen op e-mailadres. De vierde is het ontbreken van een naamconventie, waardoor dezelfde werkelijkheid op drie manieren wordt opgeschreven. Wie het lek wil dichten, moet dus zowel opruimen als de instroom repareren.

De grote schoonmaak

Werk in een vaste volgorde: eerst organisaties, dan personen, dan deals. Personen hangen aan organisaties en deals aan allebei, dus bovenaan beginnen voorkomt dat je werk dubbel doet. En voor alles: maak een export van het volledige bestand. Samenvoegen en verwijderen zijn definitief.

1. Exporteer organisaties, personen en deals als reservekopie.
2. Verwijder of archiveer wat aantoonbaar dood is: organisaties zonder persoon, deal of activiteit in de laatste jaren.
3. Normaliseer naamgeving en vul sleutels aan, zoals het KvK-nummer via KvK-dataverrijking.
4. Ontdubbel organisaties, daarna personen op e-mailadres.
5. Loop de deals na: gesloten wat allang klaar is, verloren wat dood is, met een echte reden.
6. Vul de verplichte velden aan met bulkbewerkingen waar dat kan.

Plan dit als project met een eigenaar en een einddatum. Een middag per week, enkele weken lang, werkt beter dan één heldhaftig weekend.

Ontdubbelen in de praktijk

Pipedrive signaleert mogelijke dubbelen bij personen en organisaties op naam, e-mailadres en telefoonnummer. Per paar kies je het leidende record en voegt Pipedrive de historie samen: deals, notities, activiteiten en mail komen bij elkaar. Beoordeel elk paar echt, want een naamgelijkenis is geen bewijs. Twee vestigingen van dezelfde keten zijn terecht twee records.

Bij tientallen dubbelen is dit prima handwerk. Bij duizenden niet meer. Voor die situaties bestaan gespecialiseerde ontdubbeltools die op meerdere kenmerken tegelijk matchen, onzekere paren ter beoordeling voorleggen en in bulk kunnen samenvoegen. Overweeg zo'n tool of een begeleide opschoonactie zodra het aantal boven de paar honderd komt, want de foutkans van twee dagen monotoon klikwerk is zelf een datarisico.

Veelgemaakte fouten

Opschonen zonder de instroom te dichten

Drie weken poetsen terwijl het webformulier vrolijk nieuwe dubbelen aanmaakt. Repareer eerst de koppelingen zodat ze matchen op e-mailadres, zoals beschreven bij de websitekoppeling, en ruim daarna op.

Verwijderen in plaats van samenvoegen

Het dubbele record weggooien lijkt sneller, maar de historie eraan verdwijnt mee. Samenvoegen behoudt alles. Verwijderen is alleen voor records zonder enige waarde.

Geen reservekopie

Eén verkeerde bulkactie zonder export vooraf en je hebt een onherstelbaar probleem. De export kost twee minuten.

De schoonmaak als eenmalig project zien

Zonder ritme staat het bestand er over een jaar weer hetzelfde bij. De grote schoonmaak is de start van een routine, niet de oplossing.

Zo houd je het schoon

Schoon blijven is een kwestie van kleine, vaste handelingen. Richt drie filters in die als levende werklijsten dienen: organisaties zonder eigenaar of persoon, personen zonder e-mailadres, en deals zonder geplande activiteit. Wijs elke lijst aan een eigenaar toe en werk ze maandelijks bij.

• Wekelijks: de dubbelen-signalen van Pipedrive afwerken, tien minuten.
• Maandelijks: de drie filters leegwerken en imports van die maand steekproefsgewijs controleren.
• Per kwartaal: naamconventies en veldopties nalopen, samen met de veldenaudit uit custom velden inrichten.

Spreek tot slot één invoerregel af die alle andere draagt: eerst zoeken, dan aanmaken. Wie die gewoonte erin krijgt, heeft het grootste lek gedicht.

Veelgestelde vragen