Custom velden inrichten

Elke workshop levert dezelfde wensenlijst op: twintig velden, want alles is belangrijk. Een half jaar later is de helft leeg en filtert niemand er meer op. Het probleem is nooit het aantal ideeën, maar het ontbreken van een toets. Die toets krijg je hier.

Vuistregel

elk veld heeft een rapport of automatisering

Startpunt

5 tot 8 custom velden op deals

Beste type

keuzeveld boven vrije tekst

Waarom minder velden meer opleveren

Een veld is geen opslag, het is een vraag aan je verkoper. Elke deal opnieuw. Twintig velden betekenen twintig vragen per deal, en verkopers beantwoorden alleen vragen waarvan ze het nut zien. De rest blijft leeg, en lege velden zijn erger dan geen velden: ze wekken de indruk dat de data compleet is.

Omgekeerd geldt hetzelfde. Een klein aantal velden dat consequent gevuld wordt, drijft je hele rapportage. Segmenteren op branche, winratio per leadbron, omzet per productcategorie: het kan alleen als het onderliggende veld betrouwbaar is. Hoe je die rapporten bouwt, lees je in de gids over dashboards en rapportages.

De toets voor elk veld is daarom simpel. Noem het rapport, het filter of de automatisering die dit veld gaat gebruiken. Kan niemand er een noemen, dan komt het veld er niet.

De keuzes die het verschil maken

Kies eerst het juiste object. Informatie over het bedrijf hoort op de organisatie: branche, bedrijfsgrootte, KvK-nummer. Informatie over de kans hoort op de deal: leadbron, verwacht startmoment, concurrent. Wie branche op de deal zet, vult hem straks drie keer in voor dezelfde klant en krijgt drie verschillende antwoorden.

Bepaal daarna per veld het moment van invullen. Pipedrive heeft daar twee instrumenten voor. Belangrijke velden tonen een veld prominent zodra een deal een bepaalde fase bereikt. Verplichte velden blokkeren de overgang naar de volgende fase tot het veld gevuld is. Gebruik verplicht spaarzaam: één of twee velden per fase, anders leren verkopers vulgedrag aan met "n.v.t." en streepjes.

Leg tot slot per veld de eigenaar en de definitie vast. Eén zin per veld: wat betekent het en wie mag de optielijst wijzigen. Dat document voorkomt dat er over een jaar naast "Leadbron" een tweede veld "Bron lead" ontstaat.

Het juiste veldtype kiezen

Pipedrive kent onder meer tekst, getal, geldbedrag, datum, telefoonnummer, adres, enkelvoudige en meervoudige keuzevelden. De keuze bepaalt wat je er later mee kunt. Drie regels helpen:

• Alles wat een lijst kan zijn, wordt een keuzeveld. Op opties kun je rapporteren, op tekst niet.
• Bedragen worden een geldveld en aantallen een getalveld, nooit tekst. Anders kun je niet optellen.
• Meervoudige keuze alleen als meerdere antwoorden echt tegelijk waar zijn. Voor al het andere enkelvoudig, dat rapporteert strakker.

Houd optielijsten kort, maximaal een stuk of tien opties. En vermijd de optie "Overig" waar het kan. Zodra Overig bestaat, wint hij.

Een uitgewerkte veldenset

Deze set zien we in de praktijk gevuld blijven bij een B2B-dienstverlener. Zeven custom velden, elk met een doel:

• Deal, keuzeveld "Leadbron": Website, Verwijzing, Beurs, Outbound, Bestaande klant. Voedt het winratio-rapport per bron.
• Deal, keuzeveld "Dienst": de drie of vier hoofddiensten. Voedt omzet per dienst.
• Deal, datumveld "Gewenste startdatum": stuurt de planning en de opvolgautomatisering.
• Deal, keuzeveld "Concurrent in beeld": Ja, Nee, Onbekend. Voedt de verliesanalyse.
• Organisatie, keuzeveld "Branche": maximaal tien opties. Voedt segmentatie en mailing.
• Organisatie, keuzeveld "Bedrijfsgrootte": 1 tot 10, 11 tot 50, 51 tot 250, 250 plus.
• Organisatie, tekstveld "KvK-nummer": de matchsleutel voor koppelingen en verrijking, zie de gids over KvK-dataverrijking.

Daarbij twee instellingen: "Leadbron" is verplicht bij het aanmaken van een deal, en "Gewenste startdatum" staat als belangrijk veld op de voorstelfase. Meer is voor de start niet nodig.

Veelgemaakte fouten

Het oude CRM nabouwen

Alle veertig velden uit het vorige systeem overnemen, inclusief de lege. Een migratie is juist het moment om te schrappen. Neem alleen velden mee die de toets doorstaan.

Vrije tekst voor alles

Tekstvelden voelen flexibel, maar je koopt er rapportageproblemen mee. "Utrecht", "utrecht" en "Utreg" zijn drie waarden. Kies opties waar het kan.

Dubbele waarheid

Hetzelfde gegeven op deal én organisatie bijhouden. Binnen een maand spreken de twee elkaar tegen. Eén gegeven, één plek.

Geen eigenaar

Als iedereen velden en opties mag toevoegen, groeit het scherm dicht. Beleg het beheer bij één of twee beheerders via rechten en zichtbaarheid.

Zo houd je het schoon

Plan elk half jaar een veldenaudit van een uur. Filter per veld op lege waarden en bekijk het vulpercentage. Onder de helft gevuld betekent kiezen: het veld belangrijk of verplicht maken, of het veld schrappen. Controleer ook de optielijsten op gegroeide dubbelingen en voeg samen wat hetzelfde betekent.

Verwijder nooit impulsief. Exporteer eerst de data van het veld, of verberg het veld een kwartaal uit de weergaven. Miste niemand het, dan mag het definitief weg. Zo blijft het CRM een werkinstrument in plaats van een formulierenarchief.

Veelgestelde vragen