Stages en winkansen instellen

Deze gids bouwt voort op het ontwerp van je pipeline. Kloppen je fases niet, dan kloppen je winkansen ook niet. Zet die stap dus eerst. Daarna maak je hier van goede fases een bruikbare forecast.

Instelling

percentage per fase, per pipeline

Bron

je eigen conversiehistorie

Ritme

elk kwartaal toetsen en bijstellen

Waarom winkansen ertoe doen

Een pipeline vol deals zegt weinig. Tien deals van samen drie ton kunnen één ton aan echte verwachting zijn, of een halve. Het verschil zit in de kans per deal. Winkansen maken dat verschil zichtbaar zonder dat iemand hoeft te gokken.

Het effect is direct praktisch. De gewogen waarde bovenaan je pipeline wordt een getal waarop je durft te plannen. Het omzetforecast-rapport in Insights krijgt betekenis. En gesprekken over de maand veranderen van "het voelt goed" naar "er staat 80.000 euro gewogen voor deze maand". Hoe je daar doelen aan hangt, lees je in de gids over doelen en forecasting.

Zonder ingestelde winkansen rekent Pipedrive met de volle dealwaarde. Je forecast is dan structureel te optimistisch, precies in de maanden waarin je hem nodig hebt.

Hoe winkansen werken in Pipedrive

Het mechanisme is eenvoudig. Per pipeline zet je dealwaarschijnlijkheid aan en vul je per fase een percentage in. Elke deal erft het percentage van zijn fase. Schuift de deal een fase op, dan verandert de kans mee. De gewogen waarde is dealwaarde maal kans, opgeteld over de pipeline.

Daarnaast kent Pipedrive een kans per individuele deal. Die vul je op de deal zelf in en overschrijft de fasekans. Handig voor de uitzondering: die ene deal van drie ton waarvan je weet dat het een kwestie van tekenen is. Gevaarlijk als gewoonte, want dan wordt de forecast weer een optelsom van gevoelens.

Won en lost doen niet mee. Een gewonnen deal telt voor honderd procent in je omzet, een verloren deal voor nul. Winkansen gaan alleen over het openstaande werk ertussen.

De keuzes die het verschil maken

Keuze één: baseer percentages op gemeten conversie, niet op hoop. Het dealconversierapport in Insights toont per fase welk deel van de deals uiteindelijk wint. Dat getal is je winkans. Bedrijven die dit meten, schrikken meestal: de eerste fase blijkt geen 25 procent maar 10.

Keuze twee: laat de percentages oplopen met echte toezeggingen. Tussen twee fases moet de kans zichtbaar stijgen, anders is één van de twee fases overbodig. Een sprong van 60 naar 90 hoort bij een mondeling akkoord, niet bij een verstuurde offerte.

Keuze drie: houd de laatste fase onder de honderd. Zolang de handtekening ontbreekt, valt er iets te verliezen. Wie mondeling akkoord op 100 zet, telt omzet die er nog niet is.

Keuze vier: bepaal wie de percentages mag wijzigen. Dit is een instelling voor de beheerder, niet voor elke gebruiker. Leg dat vast in je rechten en zichtbaarheid.

Een uitgewerkt voorbeeld

Neem de zesfasenpipeline uit de ontwerpgids. Na een half jaar meten geeft het conversierapport deze werkelijkheid, en dus deze instellingen:

1. Gekwalificeerd: 10 procent.
2. Intake gepland: 20 procent.
3. Behoefte uitgewerkt: 35 procent.
4. Voorstel verstuurd: 50 procent.
5. In onderhandeling: 65 procent.
6. Mondeling akkoord: 90 procent.

Staat er nu voor 200.000 euro aan deals verspreid over deze fases, dan toont Pipedrive misschien 74.000 euro gewogen. Dat is het getal voor je maandplanning. Ter controle bouw je in Insights twee rapporten: het omzetforecast-rapport op verwachte sluitdatum en een conversierapport per fase. Wijken forecast en realisatie een kwartaal lang meer dan 20 procent af, dan zijn je percentages toe aan een update. Hoe je die rapporten op een dashboard zet, staat in de gids over dashboards en rapportages.

Veelgemaakte fouten

Percentages uit de lucht

De standaardreeks 20, 40, 60, 80 invullen en nooit meer aanraken. De forecast lijkt dan precies, maar meet niets. Gebruik je eigen conversiedata, ook als die pas na een kwartaal betrouwbaar is.

Dealkansen als gunst

Verkopers die per deal de kans ophogen omdat het gesprek prettig voelde. De individuele dealkans is voor uitzonderingen. Spreek af wanneer hij gebruikt wordt en laat de fasekans het werk doen.

Oude deals laten staan

Een deal die al maanden stilstaat, houdt zijn winkans en vervuilt de gewogen waarde. Bewaak stilstand met deal rotting en ruim periodiek op. Verlies eerlijk registreren hoort daarbij, zie de gids over verloren-redenen.

Winkansen aanpassen zonder aankondiging

Wie stilletjes percentages wijzigt, verandert de forecast van het hele team. Doe aanpassingen op een vast moment en meld ze.

Zo houd je het eerlijk

Winkansen zijn een model van je werkelijkheid en modellen verouderen. Plan elk kwartaal een controle van een half uur, direct na de kwartaalafsluiting.

• Vergelijk de gewogen forecast van drie maanden geleden met de gerealiseerde omzet.
• Trek het conversierapport per fase en vergelijk met de ingestelde percentages.
• Stel percentages bij die meer dan vijf punten afwijken.
• Controleer hoeveel deals een handmatige dealkans hebben. Meer dan een handvol is een signaal.

Na twee of drie van die rondes convergeert het model. Dan heb je wat winkansen beloven: een forecast die je durft uit te spreken tegen je accountant.

Veelgestelde vragen