Migreren vanuit Gripp

Bureaus die Gripp gebruiken, hebben hun administratie meestal prima op orde. Wat mist is het stuk vóór de offerte: leads, eerste gesprekken, opvolging. Dat leeft in mailboxen en hoofden, en dat is precies waarom er een CRM naast komt. De gangbare route is daarom: Pipedrive wordt de plek voor sales, Gripp blijft voor projecten, uren en facturatie.

Doorlooptijd

2 tot 4 weken

Kosten begeleid

1.500 tot 3.000 euro

Grootste klus

van offertes naar dealfasen denken

De offerte is je deal

In Gripp begint verkoop administratief te bestaan op het moment dat er een offerte is. Alles daarvoor is onzichtbaar. In Pipedrive begint een deal veel eerder, bij het eerste serieuze contact, en de offerte is één fase in dat traject.

Voor de migratie betekent dit: elke open offerte in Gripp wordt een deal in Pipedrive, in de fase Offerte verstuurd of vergelijkbaar. Het offertebedrag wordt de dealwaarde. Maar vul daarna ook het voortraject: welke gesprekken lopen er waar nog geen offerte voor is? Die zet je handmatig als deal in een vroege fase. Zo start je pipeline meteen compleet.

Ontwerp de fasen op je echte proces. Voor de meeste bureaus werkt iets als: eerste gesprek, behoefte helder, voorstel gemaakt, offerte verstuurd, onderhandeling. Vijf of zes fasen is genoeg. Meer fasen betekent vooral meer slepen.

Wat neem je mee en wat niet

Dit neem je mee:

• Bedrijven met naam, adres, telefoonnummer en relatiebeheerder.
• Contactpersonen met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Open offertes als deals, met bedrag en verwachte beslisdatum.
• Geaccepteerde offertes van de laatste jaren als gewonnen deals, voor de historie.
• Verstuurde offertes als PDF bij de bijbehorende deal.
• Producten of diensten die je vaak offreert, als productcatalogus.

Dit blijft achter of blijft in Gripp:

• Projecten, taken, planningen en urenregistratie.
• Facturen en de hele financiële administratie.
• Afgewezen offertes ouder dan twee jaar.
• Contractuele afspraken en abonnementen. Die horen bij de administratie.
• Sjablonen. In Pipedrive bouw je nieuwe offertetemplates of je blijft in Gripp offreren.

Veldmapping naar Pipedrive

Twijfel je of offerteregels als producten mee moeten? Begin dan zonder. Het totaalbedrag plus de PDF volstaat om te sturen. Producten toevoegen kan later alsnog, opschonen van een slecht gevulde catalogus is lastiger.

Valkuilen bij Gripp

Het voortraject bestaat nergens

De grootste valkuil is denken dat de migratie klaar is als de offertes over zijn. De pipeline mist dan alles wat nog geen offerte werd. Vraag elke verkoper om zijn lopende gesprekken en zet die als deals in een vroege fase. Anders stuurt je pipeline vanaf dag één op een te klein beeld.

De gewonnen deal moet terug naar Gripp

Wint een deal, dan moet er in Gripp een project en een factuurafspraak ontstaan. Regel dat moment expliciet: wie maakt wat aan, op basis van welke informatie. Test het met één deal. Zonder die afspraak ontstaat het gat waar omzet in verdwijnt.

Twee klantenbestanden groeien uit elkaar

Gripp en Pipedrive kennen straks allebei je klanten. Wijs één systeem aan als bron voor bedrijfsgegevens en leg vast hoe het andere volgt. Het bewaarde relatienummer is daarbij je koppelsleutel.

Offreren vanuit twee systemen

Kies waar nieuwe offertes ontstaan: in Pipedrive met Smart Docs, of in Gripp zoals altijd. Beide kan, allebei tegelijk niet. Twee offerteroutes leveren binnen een maand versienummers en verwarring op.

Het stappenplan

1. Ontwerp je pipeline met fasen die het echte verkoopproces volgen.
2. Beleg het moment van gewonnen deal naar project in Gripp en test het.
3. Exporteer bedrijven, contactpersonen en offertes.
4. Schoon op: ontdubbel relaties, controleer beheerders, saneer de productlijst.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer de koppelingen.
6. Importeer organisaties, personen en deals, in die volgorde.
7. Laat elke verkoper zijn voortraject als deals invoeren.
8. Kies de offerteroute en zet het salesdeel van Gripp buiten gebruik.

Het volledige proces met doorlooptijden per fase staat in de aanpak in zes stappen.

Stap zeven verdient een eigen moment. Plan met elke verkoper een half uur en loop de mailbox en agenda van de laatste maanden door. Elk serieus gesprek zonder offerte wordt een deal in een vroege fase, met een bedrag naar beste schatting en een volgende actie. Na die ronde toont je pipeline voor het eerst de echte omvang van je verkoopwerk, en dat beeld is voor de meeste bureaus een openbaring.

Doorlooptijd en kosten

Reken op twee tot vier weken. Voor begeleiding is 1.500 tot 3.000 euro een marktconforme bandbreedte. Wil je daarna een koppeling die gewonnen deals in Gripp aanmeldt, dan komt die daar los bovenop. De volledige kostenopbouw staat in de kostenpagina.

De situatie van Gripp lijkt sterk op die van andere bureausoftware. Werk je met Simplicate, of overweeg je die kant, lees dan de Simplicate-migratiegids. Kom je juist uit een breder pakket met eigen facturatie, dan is de Teamleader-migratiegids relevant. En werk je in AFAS als administratie, kijk dan naar de AFAS-migratiegids.

Veelgestelde vragen