Migreren vanuit Teamleader

Bedrijven stappen meestal over omdat het CRM-deel van Teamleader te beperkt wordt. De pipeline is er, maar rapportage, automatisering en de koppelingen groeien niet mee. Pipedrive is op die punten sterker. Het doet alleen niets aan facturen en projecten. Dat is geen gebrek, dat is een keuze. Je moet er wel een plan voor hebben voordat je begint.

Doorlooptijd

2 tot 4 weken

Kosten begeleid

1.500 tot 3.500 euro

Grootste klus

facturatie herbeleggen

Wat neem je mee en wat niet

Teamleader laat je per onderdeel exporteren naar Excel of CSV. Bedrijven, contacten en deals gaan er schoon uit. Dat is je basis. De rest weeg je per onderdeel af.

Dit neem je mee:

• Bedrijven met naam, BTW-nummer, adres, telefoonnummer en accountbeheerder.
• Contactpersonen met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Open deals met waarde, fase, verwachte sluitdatum en verantwoordelijke.
• Gewonnen deals van de laatste twee tot drie jaar, voor je omzetgeschiedenis.
• Notities die aan een bedrijf of deal hangen en nog iets betekenen.
• Verstuurde offertes als PDF, gekoppeld aan de juiste deal.

Dit laat je bewust achter:

• Facturen. Die horen in je boekhoudpakket, niet in je CRM.
• Projecten, uren en planningen. Pipedrive kent die objecten niet.
• Verloren deals ouder dan twee jaar. Die vertellen je niets meer.
• Segmenten en tags die niemand meer kan uitleggen.
• E-mailhistorie per bericht. Koppel je mailbox opnieuw aan Pipedrive.

Veldmapping naar Pipedrive

De objecten van Teamleader lijken op die van Pipedrive, maar ze zijn niet gelijk. Deze mapping is het vertrekpunt voor je import.

Bewaar het Teamleader-id van elk bedrijf in een custom veld. Zo kun je maanden later nog terugzoeken waar een record vandaan kwam. Dat veld kost niets en redt je bij twijfelgevallen.

Facturatie en offertes: de breuklijn

Dit is het echte werk van deze migratie. In Teamleader loopt de lijn van deal naar offerte naar factuur in één systeem. Na de overstap knip je die lijn in twee stukken. Verkoop leeft in Pipedrive. Facturatie leeft in je boekhoudpakket, bijvoorbeeld Moneybird of Exact Online.

Regel de nieuwe facturatieroute voordat je Teamleader opzegt. Controleer of je boekhoudpakket de klantgegevens al heeft, of importeer ze daar apart. Spreek af wie een factuur aanmaakt zodra een deal in Pipedrive op gewonnen gaat. Dat kan handmatig, met een automatisering, of via een koppeling.

Voor offertes geldt hetzelfde. De offertehistorie neem je mee als PDF per deal. Nieuwe offertes maak je vanuit Pipedrive met Smart Docs of vanuit je boekhoudpakket. Kies er één en leg de keuze vast. Twee offerteroutes naast elkaar is vragen om verwarring.

Valkuilen bij Teamleader

De export volgt je scherm

Teamleader exporteert de kolommen die in je lijstweergave staan. Zet dus eerst alle velden aan die je nodig hebt, ook de custom velden. Anders mis je data zonder het te merken.

Deals hangen aan bedrijf én contact

In Teamleader kan een deal aan een contactpersoon hangen zonder bedrijf. Pipedrive werkt het prettigst met een organisatie op elke zakelijke deal. Vul ontbrekende bedrijven aan voordat je importeert.

Custom velden per onderdeel

Teamleader heeft aparte custom velden voor bedrijven, contacten en deals. Exporteer de lijst en beoordeel per veld of het gevuld is en gebruikt wordt. Velden die voor minder dan tien procent gevuld zijn, gaan niet mee.

Telefoonnummers en adressen

Teamleader splitst adressen in losse velden. Pipedrive gebruikt één adresveld met onderdelen. Plak straat, nummer, postcode en plaats in de juiste volgorde samen voordat je importeert. Controleer ook het formaat van telefoonnummers.

Het stappenplan

1. Ontwerp je pipeline in Pipedrive op papier. Kopieer de Teamleader-fasen niet blind.
2. Beleg facturatie en offertes opnieuw en test die route met één voorbeeld.
3. Exporteer bedrijven, contacten en deals als losse CSV bestanden.
4. Maak de bestanden schoon: ontdubbel, vul bedrijven aan, herstel formaten.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer elk veld.
6. Importeer daarna alles, in de volgorde organisaties, personen, deals.
7. Koppel mailboxen en agenda, en zet je automatiseringen aan.
8. Zet Teamleader op alleen lezen en zeg op zodra de historie veilig staat.

Deze volgorde is dezelfde als bij elke migratie, maar stap twee is hier zwaarder dan gemiddeld. Het complete proces staat uitgewerkt in de aanpak in zes stappen.

Doorlooptijd en kosten

Een migratie vanuit Teamleader duurt twee tot vier weken. Zelf doen kan, als je dataset klein en schoon is. Reken dan op drie tot vijf werkdagen eigen tijd, verspreid over die weken. De afweging tussen zelf doen en hulp inschakelen staat in zelf inrichten of uitbesteden.

Laat je de migratie begeleiden, dan is 1.500 tot 3.500 euro een marktconforme bandbreedte. Onderin zit een schone dataset met weinig custom velden. Bovenin zit een account met veel historie, veel custom velden en een facturatieroute die opnieuw ingericht moet worden. Wil je weten waar jouw situatie landt, kijk dan naar de volledige kostenopbouw.

Vergeet de licenties niet in je rekensom. Je betaalt tijdens de overgang kort dubbel: Teamleader loopt door tot je opzegdatum, Pipedrive start eerder. Plan de overstap dus niet vlak na een jaarverlenging van Teamleader.

Veelgestelde vragen