Pipedrive voor bouw en installatie

Een bouw- of installatiebedrijf verkoopt met de rekenkamer. Achter elke offerte zit een werkbezoek, een calculatie en soms een onderaannemer die mee moet prijzen. Dat maakt offreren zelf al een investering van dagen. De belangrijkste verkoopbeslissing is daardoor niet hoe je wint, maar waarvoor je überhaupt gaat rekenen.

Duurste stap

de calculatie, dus selecteer vooraf

Aanbestedingen

eigen pipeline met eigen conversie

Meerwerk

aparte deals op hetzelfde project

Wat is anders in bouw en installatie

De dealcyclus loopt van weken tot ruim een jaar. Tussen inschrijving en gunning zit een stilte waarin je niets kunt doen behalve op het juiste moment informeren. En na de gunning begint het pas echt: uitvoering, termijnen en meerwerk bepalen of het project rendeert.

Wie beslist verschilt per markt. Bij particulieren en kleine zakelijke klanten beslist de eigenaar, vaak op vertrouwen en beschikbaarheid. Bij projecten beslist een hoofdaannemer, een inkoper of een aanbestedingscommissie, op prijs en op papier. Je contactpersoon is regelmatig niet de beslisser maar een werkvoorbereider die offertes verzamelt.

Wat knelt in een generiek CRM: het kent geen inschrijfdeadlines, geen verschil tussen aanvraag en aanbesteding, en geen meerwerk. Alles heet deal en alles telt even zwaar mee. De forecast wordt dan een optelsom van kansloze inschrijvingen en vergeten meerwerkbedragen.

De pipeline van aanvraag tot gunning

Voor gewone aanvragen, zakelijk en particulier, werkt deze pipeline:

1. Aanvraag beoordeeld: de klus past bij je bedrijf en je capaciteit.
2. Opname gepland: het werkbezoek of de schouw staat in de agenda.
3. In calculatie: de opname is geweest, de rekenkamer is aan zet.
4. Offerte verstuurd: prijs en planning liggen bij de klant, met beslisdatum.
5. In onderhandeling: de klant heeft gereageerd, scope of prijs schuift.
6. Opdracht toegezegd: mondeling akkoord, de handtekening of bon volgt.

Voor aanbestedingen gebruik je een tweede pipeline met een andere ruggengraat: Uitnodiging beoordeeld, Bid of no bid besloten, In calculatie, Ingeschreven, Gunning. De fase Bid of no bid is de belangrijkste van de twee pipelines. Elke inschrijving kost calculatiedagen, dus een bewuste nee is winst. Waarom je processen met andere stappen nooit in één pipeline mengt, lees je in pipelines ontwerpen.

Zet de winkansen per pipeline apart. Aanbestedingen winnen misschien één op vijf, onderhandse aanvragen fors vaker. Eén gemiddelde over beide maakt je forecast onbruikbaar, zoals uitgelegd in stages en winkansen instellen.

Meerwerk als tweede geldstroom

Meerwerk ontstaat op de bouwplaats en wordt vaak mondeling afgesproken. Daardoor komt het pas bij de facturatie boven water, of helemaal niet. Registreer elk meerwerk als eigen deal: gekoppeld aan dezelfde organisatie, projectnummer in de titel, type Meerwerk in een keuzeveld en een kleine, snelle pipeline of een aparte fase-indeling.

Het levert twee dingen op. Je ziet per project hoeveel er bovenop het contract kwam, en de uitvoerder heeft een vaste plek om een afspraak vast te leggen voordat die verdampt. Een automatisering die bij elke meerwerkdeal een activiteit Schriftelijk bevestigen aanmaakt, voorkomt de discussie achteraf.

Velden en automatiseringen

Automatiseer de opvolging rond de offerte. Een activiteit Nabellen op de beslisdatum. Deal rotting van tien dagen op de calculatiefase, want een blijvende calculatie is een stille capaciteitsvreter. En een taak voor de administratie bij elke gewonnen deal om het project aan te maken in de uitvoeringssoftware. Offertes zelf maak je bij kleinere klussen prima vanuit de deal met Smart Docs, met je diensten als producten volgens producten en prijzen inrichten.

Veelgemaakte fouten

Alles inschrijven en niets kiezen

Zonder bid-of-no-bid-moment rekent de calculatieafdeling zich suf aan aanvragen die je nooit wint. Meet per opdrachtgever hoe vaak je wint en durf te stoppen bij wie je alleen als prijsopdrijver gebruikt.

Meerwerk buiten het systeem

Mondelinge afspraken op de bouwplaats worden vergeten facturen. Een meerwerkdeal van twee minuten aanmaken is het verschil tussen omzet en discussie.

De werkvoorbereider voor de beslisser houden

Wie alleen contact heeft met degene die offertes verzamelt, hoort pas iets bij de afwijzing. Leg naast de aanvrager ook de beslisser vast als persoon bij de deal.

Pipedrive als projectplanning gebruiken

Na de gunning wil iedereen de uitvoering in het CRM proppen. Niet doen. De deal is gewonnen en het project leeft verder in je project- of planningssoftware. Facturen en termijnen horen in je boekhouding, gekoppeld via bijvoorbeeld Exact Online.

Veelgestelde vragen