Pipelines ontwerpen in Pipedrive

Pipedrive is gebouwd rond één beeld: deals die van links naar rechts door fases schuiven. Dat beeld is pas bruikbaar als de fases je echte verkoopproces volgen. Een pipeline die niet klopt, merk je overal. Verkopers slepen deals willekeurig, rapportages zeggen niets en de forecast wordt een gok. Daarom is dit de eerste inrichtingskeuze, nog voor velden en automatiseringen.

Vuistregel

5 tot 7 fases per pipeline

Fase-test

een fase is een bereikte toezegging

Meerdere pipelines

alleen bij een ander proces

Waarom pipeline-ontwerp ertoe doet

Elke fase-overgang is een meetpunt. Pipedrive telt in Insights hoeveel deals van fase naar fase doorstromen en hoe lang ze blijven staan. Met goede fases zie je precies waar deals vastlopen. Met vage fases zie je alleen dat er iets gebeurt.

Fases sturen ook gedrag. Een verkoper die een deal een fase opschuift, doet een uitspraak: dit is bereikt. Als niemand weet wat een fase betekent, wordt opschuiven een gevoel. Twee verkopers met hetzelfde proces laten dan totaal verschillende pipelines zien. En automatiseringen met de trigger "Deal aangepast, fase gewijzigd" vuren op het verkeerde moment, of helemaal niet.

De pipeline is bovendien de basis onder je winkansen en je forecast. Hoe je die daarna instelt, lees je in de gids over stages en winkansen.

De ontwerpkeuzes die het verschil maken

De belangrijkste regel: een fase beschrijft een bereikte mijlpaal, geen activiteit van de verkoper. "Offerte verstuurd" is een mijlpaal. "Nabellen" is een taak, en taken horen in activiteiten. Test elke kandidaat-fase met de vraag: kan ik objectief vaststellen dat een deal hier is aangekomen?

De tweede regel: elke fase heeft een exitcriterium. Schrijf per fase in één zin op wat er waar moet zijn voordat een deal doorschuift. Dat document is een half A4 en voorkomt maanden aan discussie. Zonder exitcriteria wordt elke rapportage een interpretatieoefening.

De derde regel: begin de pipeline pas bij een echte verkoopkans. Ongekwalificeerde namen horen niet in fase één, die horen in de leads inbox. Hoe je dat voorportaal gebruikt, staat in de gids over de lead inbox. Een pipeline die begint met honderden koude namen, drukt je conversiecijfers en verstopt de deals die aandacht verdienen.

Tot slot het aantal. Vijf tot zeven fases dekken vrijwel elk B2B-proces. Bij minder dan vier kun je de voortgang niet volgen. Bij meer dan acht ben je taken aan het administreren in plaats van voortgang.

Een uitgewerkt voorbeeld

Zo ziet een goed ontworpen pipeline eruit voor een bedrijf dat diensten verkoopt met een gemiddelde dealwaarde van enkele duizenden euro's. Zes fases, elk met een helder exitcriterium:

1. Gekwalificeerd: budget, behoefte en beslisser zijn bevestigd in een gesprek.
2. Intake gepland: de afspraak staat in de agenda, met datum.
3. Behoefte uitgewerkt: de klant heeft de samenvatting schriftelijk bevestigd.
4. Voorstel verstuurd: de offerte is verzonden en gelogd op de deal.
5. In onderhandeling: de klant heeft inhoudelijk gereageerd op het voorstel.
6. Mondeling akkoord: de klant heeft ja gezegd, de handtekening ontbreekt nog.

Bij dit ontwerp horen twee instellingen. Deal rotting staat aan: drie dagen in fase twee, tien dagen in fase vier. En één automatisering met de trigger "Deal aangepast, fase gewijzigd" naar Voorstel verstuurd, die een activiteit "Opvolgen offerte" aanmaakt met een vervaldatum over vier dagen. Meer automatiseringen die op dit ontwerp voortbouwen, vind je in de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft.

Wanneer meerdere pipelines

Pipedrive kan meerdere pipelines aan en dat is snel verleidelijk. De juiste toets: een tweede pipeline is nodig als het proces andere fases doorloopt. Nieuwe verkoop en verlengingen verschillen echt. Een aanbesteding verschilt van een webshopaanvraag. Dat zijn goede redenen.

Slechte redenen zijn er meer. Een pipeline per verkoper: daar is de filterbalk voor. Een pipeline per productlijn met dezelfde stappen: dat is een veld, geen pipeline. Een pipeline als archief voor oude deals: daar zijn de statussen won en lost voor. Elke onnodige pipeline splitst je rapportage en verdubbelt je onderhoud.

Werkbaar maximum voor een mkb-team: twee tot vier pipelines. Kom je hoger uit, dan ontwerp je waarschijnlijk afdelingsprocessen in een verkooptool.

Veelgemaakte fouten

Fases die activiteiten beschrijven

"Bellen", "Nabellen", "Nogmaals nabellen". Dit is een takenlijst, geen pipeline. De deal beweegt zonder dat de kans op winst verandert. Vervang deze fases door één mijlpaal en gebruik activiteiten voor de opvolging.

De pipeline van het oude CRM kopiëren

Bij een migratie is het verleidelijk de oude fases één op één over te nemen. Doe het niet zomaar. De oude inrichting was vaak zelf het probleem. Ontwerp eerst het proces, migreer daarna. Het stappenplan in zes stappen zet die volgorde op een rij.

Iedereen tevreden willen houden

Als elke collega een eigen fase mag toevoegen, groeit de pipeline naar twaalf stappen. Kies één eigenaar voor het ontwerp en laat die nee zeggen.

Geen afspraak over fase één

Als onduidelijk is wanneer iets een deal wordt, belandt elke naam uit een beurs direct in de pipeline. Spreek een kwalificatiedrempel af en houd alles daarvoor in de leads inbox.

Zo houd je het goed

Een pipeline slijt. Processen veranderen, teams groeien en er sluipen werkafspraken in die nergens staan. Plan daarom elk kwartaal een korte controle van een half uur.

• Bekijk per fase de gemiddelde verblijftijd in Insights. Uitschieters wijzen op een fase die niemand begrijpt.
• Tel de deals die fases overslaan. Veel sprongen betekenen dat een fase geen mijlpaal is.
• Controleer of de exitcriteria nog kloppen met hoe het team werkt.
• Kijk naar de verloren deals per fase. Verlies vroeg in de pipeline is een kwalificatieprobleem, verlies laat een aanbodprobleem.

Wijzig je een fase, kondig het aan en pas dezelfde dag de winkansen en rapportfilters aan. Een pipeline die klopt, is geen project maar een gewoonte.

Veelgestelde vragen