Pipedrive voor financieel adviseurs

Een adviseur in hypotheken, pensioenen of verzekeringen heeft twee processen die om aandacht vechten. Het adviestraject zelf, met gesprekken, stukken aanleveren en deadlines van geldverstrekkers. En het beheer daarna, waarin elke klant periodiek aandacht verdient en soms moet krijgen. De meeste kantoren beheersen het eerste en verliezen het tweede uit het oog. Daar is het CRM voor.

Twee ritmes

het adviestraject en het doorlopende beheer

Gevoelige data

in de adviessoftware, niet in het CRM

Sleutelautomatisering

het reviewmoment na elk advies

Wat is anders bij financieel advies

De dealcyclus is voorspelbaar van vorm maar niet van tempo. Een hypotheekadvies kent vaste stappen met externe deadlines: de geldverstrekker, de taxateur en de notaris bepalen mee. Een pensioentraject bij een werkgever kan maanden vergen. Beslissen doet de klant, bij zakelijke trajecten de directie, vrijwel altijd op vertrouwen en uitleg.

De regelgeving stuurt het proces mee. De zorgplicht betekent dat advies passend moet zijn en dat nazorg geen extraatje is. De Wwft vraagt om cliëntenonderzoek voordat je bepaalde diensten verleent. Beide spelen bij de inrichting van je proces, en je processysteem moet de stappen kunnen afdwingen. Wat de regels precies voor jouw kantoor betekenen, is een vraag voor je compliance-adviseur, niet voor deze gids.

Wat knelt in een generiek CRM: het is gebouwd op winnen en vergeten. Een deal sluit en verdwijnt uit beeld. Voor een adviseur is dat precies verkeerd, want de klant van vandaag is de reviewafspraak van volgend jaar en de oversluiting van over vijf jaar. Zonder ingebouwde nazorg lekt de meeste waarde weg na de handtekening.

De pipeline van aanvraag tot afronding

Voor het adviestraject werkt deze pipeline van zes fases:

1. Aanvraag binnen: de vraag en het type advies zijn bekend.
2. Kennismaking gevoerd: doel, situatie en verwachtingen zijn besproken.
3. Cliëntenonderzoek afgerond: de verplichte controles zijn gedaan en vastgelegd.
4. Inventarisatie compleet: alle stukken en gegevens zijn binnen.
5. Advies gepresenteerd: het advies is besproken, de klant overweegt.
6. Getekend en ingediend: de opdracht is rond, de aanvraag loopt bij de aanbieder.

Fase vier verdient de meeste aandacht. Wachten op stukken is de grootste vertrager van elk adviestraject. Maak er een expliciete fase van, met deal rotting erop, zodat stilgevallen dossiers vanzelf rood kleuren. Een activiteit Stukken rappelleren na vijf dagen doet de rest. De ontwerpregels achter zo'n fase-indeling staan in pipelines ontwerpen.

Nazorg en reviewmomenten

Het beheer krijgt een eigen plek, gescheiden van het adviestraject. Twee opties werken. De lichte variant: bij elke gewonnen deal maakt een automatisering een terugkerende activiteit Reviewgesprek aan, op de termijn die bij het product past. De zware variant: een aparte beheerpipeline waarin elk reviewmoment als kleine deal doorloopt, van Gepland naar Gevoerd naar Opvolging afgerond.

Kies de zware variant zodra je wilt rapporteren op nazorg, bijvoorbeeld hoeveel reviews er open staan en wat eruit komt. Reviews zijn namelijk ook commercieel de vindplaats van oversluitingen, aanvullingen en doorverwijzingen. Plan je die gesprekken via je agenda, zorg dan dat de agendasynchronisatie goed staat, zodat elke afspraak aan de klant gekoppeld is.

Velden en automatiseringen

De automatiseringen volgen het ritme van het vak. Een activiteit op elke harde einddatum, drie dagen ervoor. Het rappel op ontbrekende stukken. Het reviewmoment na elke win. En een taak bij elke nieuwe aanvraag om binnen één werkdag terug te bellen, want snelheid bepaalt bij particulieren wie het advies mag geven. Bouw ze met de aanpak uit de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft. En omdat collega's elkaars klanten niet zomaar hoeven te zien, loont het om vroeg rechten en zichtbaarheid in te richten.

Veelgemaakte fouten

Het CRM als tweede dossier

Adviseurs kopiëren klantgegevens naar notities omdat het handig lijkt. Nu staat gevoelige informatie op twee plekken, met twee bewaartermijnen en dubbel risico. Houd het CRM procesmatig.

Nazorg zonder systeem

De reviewafspraak in het hoofd van de adviseur gebeurt niet. Zeker niet na drie drukke kwartalen. De automatische reviewactiviteit is het verschil tussen zorgplicht op papier en zorgplicht in de praktijk.

Deadlines in mailboxen bewaken

Een ontbindende voorwaarde die verloopt terwijl de mail ongelezen is, is een echte schadepost. Harde datums horen als veld op de deal met een automatische bewaking, niet in een inbox.

Alle adviestypen in één pipeline

Een hypotheektraject en een collectief pensioentraject doorlopen andere stappen in een ander tempo. Verschillen de processen echt, geef ze dan elk een pipeline en houd de conversiecijfers zuiver.

Veelgestelde vragen