Pipedrive voor juristen en advocatenkantoren

Juristen hebben een ongemakkelijke verhouding met verkoop. Acquisitie heet praktijkontwikkeling en de pipeline heet nergens zo. Toch is het proces er wel: er komt een vraag binnen, er volgt een intake, er gaat een opdrachtbevestiging uit en die wordt wel of niet getekend. Wie dat proces niet bijhoudt, verliest intakes in volle mailboxen en weet nooit welke doorverwijzers het kantoor dragen.

De knip

Pipedrive tot de opdracht, het zaaksysteem daarna

Vaste fase

conflictcheck vóór het intakegesprek

Grootste kansenbron

doorverwijzers en oud-cliënten

Wat is anders in de juridische praktijk

De dealcyclus is kort waar de nood hoog is en lang waar het om vaste relaties gaat. Een particulier of ondernemer met een acuut geschil beslist binnen dagen, vaak na één gesprek. Een bedrijf dat een huisadvocaat zoekt, doet er maanden over en vergelijkt meerdere kantoren. Beslissen doet de cliënt zelf, bij bedrijven de directie of de bedrijfsjurist.

Uniek voor deze branche is de conflictcheck. Voordat een kantoor een zaak aanneemt, moet duidelijk zijn dat de wederpartij geen cliënt is of was. Die controle hoort vóór het inhoudelijke gesprek, niet erna. In een generiek CRM bestaat dat station niet, dus moet je het inbouwen.

Verder knelt de vertrouwelijkheid. Zaakinhoud valt onder de geheimhoudingsplicht en de AVG kijkt mee bij alles wat je over personen vastlegt. Een CRM waarin iedereen alles ziet en de volledige mailbox synchroniseert, staat daar haaks op. De inrichting moet dus scherp scheiden tussen commerciële informatie en zaakinhoud. Deze gids geeft daarbij geen juridisch advies over jouw specifieke verplichtingen.

De pipeline van melding tot opdracht

De juridische intakepipeline is korter dan een klassieke verkooppipeline. Vijf fases volstaan:

1. Melding binnen: de vraag is er, rechtsgebied en urgentie zijn globaal bekend.
2. Conflictcheck gedaan: wederpartij gecontroleerd, het kantoor kan de zaak aannemen.
3. Intake gevoerd: het gesprek is geweest, de vraag en de aanpak zijn helder.
4. Opdrachtbevestiging verstuurd: scope, tarief en voorwaarden liggen bij de cliënt.
5. Getekend retour: de opdracht is rond, het dossier kan starten.

Wint de deal, dan stopt Pipedrive en begint het zaaksysteem. Verlies je, leg dan de reden vast: te duur, ander kantoor, zaak niet aangenomen, geen zaak. Ook een bewuste afwijzing is stuurinformatie. Voor een kantoor met meerdere secties kan elke sectie een eigen pipeline krijgen zodra de processen echt verschillen, volgens de toets uit pipelines ontwerpen.

De instroom organiseer je vóór de pipeline. Websiteformulieren en telefonische meldingen landen in de leads inbox en worden pas een deal na een eerste beoordeling. Zo blijft de pipeline schoon, zoals uitgelegd in de lead inbox goed gebruiken.

Velden en automatiseringen

Automatiseer drie momenten. Bij elke nieuwe deal een activiteit Conflictcheck met vervaldatum vandaag, want de check moet vóór het gesprek gebeuren. Drie dagen na elke verstuurde opdrachtbevestiging een activiteit Rappelleren, want ongetekende bevestigingen zijn een stille lekkage. En bij elke gewonnen deal een taak voor het secretariaat om het dossier aan te maken. Het ritme van dit soort taken staat in activiteiten en taken structureren.

Vertrouwelijkheid en zichtbaarheid

Twee instellingen verdienen extra zorg. De eerste is zichtbaarheid: niet elke medewerker hoeft elke intake te zien, zeker niet bij gevoelige kwesties of bekende namen. Werk met zichtbaarheidsgroepen per sectie en zet gevoelige deals op alleen eigenaar en gedeelde gebruikers. De opzet staat in rechten en zichtbaarheid regelen.

De tweede is e-mail. De volledige mailboxsync van Pipedrive is voor een kantoor ongeschikt, want daarmee komt zaakcorrespondentie in het CRM terecht. Kies voor selectief loggen: alleen commerciële mails, handmatig of via bcc. De afwegingen staan in e-mailsync en templates.

Veelgemaakte fouten

De conflictcheck als vinkje achteraf

Eerst een uitgebreide intake voeren en dan pas checken betekent soms een gesprek dat nooit had mogen plaatsvinden. De fasevolgorde in de pipeline dwingt de goede volgorde af.

Alles voor iedereen zichtbaar

De standaardinstelling van elk CRM is openheid. Voor een kantoor is dat een risico, van nieuwsgierigheid tot belangenverstrengeling. Richt zichtbaarheid in vóór de livegang, niet na het eerste incident.

Doorverwijzers niet registreren

Het meeste werk komt via mensen, niet via de website. Wie niet vastlegt wie er verwijst, bedankt de verkeerde relaties en verwaarloost de goede.

De pipeline laten doodbloeden na de intake

Opdrachtbevestigingen die wekenlang ongetekend blijven, zijn omzet in het luchtledige. De rappelactiviteit en deal rotting op die fase houden er druk op.

Veelgestelde vragen