Migreren vanuit PerfectView

Een PerfectView-migratie is anders dan een migratie uit een moderne cloudtool. De data is oud, de structuur is gegroeid in plaats van ontworpen, en het systeem denkt in relatiekaarten in plaats van losse objecten. Het goede nieuws: de data is meestal wél compleet. Wie hem geduldig opschoont, start in Pipedrive met een rijker klantbeeld dan menig jong bedrijf.

Doorlooptijd

2 tot 4 weken

Kosten begeleid

1.500 tot 3.000 euro

Grootste klus

relatiekaarten splitsen en opschonen

De relatiekaart uit elkaar halen

PerfectView draait om de relatiekaart. Daarop staat het bedrijf, met daaronder contactpersonen, notities, documenten en verkoopkansen. Pipedrive knipt dat op in losse objecten: organisaties, personen, deals, notities en activiteiten, met koppelingen ertussen.

De migratie begint dus met splitsen. Exporteer relaties en contactpersonen als aparte lijsten, met op elke regel de relatienaam als koppelsleutel. Controleer daarbij twee dingen. Staan er personen als relatie geregistreerd, bijvoorbeeld eenmanszaken of particulieren? En staan er op één kaart meerdere vestigingen door elkaar? Beide gevallen vragen om een keuze vóór de import.

Particuliere relaties worden in Pipedrive een persoon zonder organisatie. Vestigingen worden aparte organisaties of één organisatie met adresvelden, afhankelijk van hoe je verkoopt. Leg de keuze vast, zodat de import consequent is.

Wat neem je mee en wat niet

Dit neem je mee:

• Relaties met naam, adres, telefoonnummer en accountbeheerder.
• Contactpersonen met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Open verkoopkansen met waarde en verwachte einddatum.
• Notities van actieve relaties, als notitie bij organisatie of persoon.
• Rubrieken en categorieën met een duidelijke betekenis, als keuzeveld of label.

Dit laat je achter:

• Relaties zonder activiteit in de laatste drie jaar, tenzij de branche traag beweegt.
• Afgehandelde activiteiten en oude taken.
• Documenten in het systeem. Sla ze op in je eigen documentomgeving en link waar nodig.
• Vrije velden die voor minder dan tien procent gevuld zijn.
• Sjablonen en samenvoegdocumenten. In Pipedrive werk je met nieuwe templates.

Veldmapping naar Pipedrive

Adressen verdienen een controle. Oudere data bevat vaak adres, postcode en plaats in wisselende kolommen of zelfs in één veld. Maak er losse kolommen van voordat je importeert, dan blijft het adresveld in Pipedrive bruikbaar voor filters en export.

Valkuilen bij PerfectView

De export toont wat de weergave toont

Controleer voor de export of alle velden die je nodig hebt in de weergave staan, inclusief vrije rubrieken. Een veld dat niet in je lijst staat, staat ook niet in je export, en dat merk je pas als het te laat is.

Tien jaar historie is ook tien jaar vervuiling

Oude systemen bevatten dubbele relaties, gestopte bedrijven en contactpersonen die al jaren ergens anders werken. Ontdubbel op naam en postcode, en check de grootste klanten handmatig. Migreren is het beste schoonmaakmoment dat je ooit krijgt.

Notities zonder context

Notities exporteren als tekst, maar datum en auteur zitten in aparte kolommen. Plak die gegevens vooraan in de notitietekst voordat je importeert. Een notitie zonder datum is over een jaar niets meer waard.

Werkwijzen die met het pakket verdwijnen

Teams die lang met PerfectView werkten, hebben routines rond het pakket gebouwd. Die verdwijnen mee. Besteed dus extra aandacht aan adoptie: leg de nieuwe werkwijze vast en loop de eerste weken actief mee. De fouten die hier loeren staan in de zeven fouten die implementaties nekken.

Het stappenplan

1. Ontwerp je pipeline en veldenset in Pipedrive, los van de PerfectView-structuur.
2. Zet alle benodigde velden in de weergaven en exporteer relaties, contactpersonen, kansen en notities.
3. Splits de relatiekaarten naar organisaties en personen, met het relatienummer als sleutel.
4. Schoon op: ontdubbel, verwijder gestopte bedrijven, herstel adressen en formaten.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer elk veld.
6. Importeer organisaties, dan personen, dan deals, dan notities.
7. Koppel mailboxen en agenda en richt de basisautomatiseringen in.
8. Zet PerfectView op alleen lezen en bewaar een volledige export als archief.

Dat archief is belangrijker dan bij andere migraties. Je neemt bewust niet alles mee, dus zorg dat de volledige export ergens veilig en vindbaar staat.

Plan de mailkoppeling in stap zeven bewust vroeg. PerfectView-gebruikers zijn vaak gewend om mailtjes handmatig bij de relatie te hangen, of helemaal niet. Zodra de mailbox aan Pipedrive hangt, bouwt de historie zich vanzelf op bij elk contact. Dat is voor veel teams de eerste zichtbare winst van de overstap, en precies wat de adoptie op gang helpt.

Doorlooptijd en kosten

Reken op twee tot vier weken. Het zwaartepunt ligt bij het splitsen en opschonen. De import zelf is daarna een dag werk.

Voor begeleiding is 1.500 tot 3.000 euro een marktconforme bandbreedte. Veel historie en veel vrije rubrieken duwen je naar de bovenkant. De volledige kostenopbouw van een implementatie staat in de kostenpagina.

Zelf doen kan bij een klein relatiebestand. Volg dan de aanpak in zes stappen en gebruik de Excel-migratiegids voor het schoonmaakwerk, want na de export is dit een spreadsheetklus met dezelfde regels.

Veelgestelde vragen